Personvern & GDPR • Visumexpress AS

Personvernerklæring

Din trygghet kommer først. Her finner du full oversikt over hvordan Visumexpress AS behandler, sikrer og sletter personopplysninger og reisedokumenter i samsvar med GDPR.

🔒 GDPR Art. 6 (1) b

Kun til ditt oppdrag

Vi samler kun inn personopplysninger og dokumenter som er strengt nødvendige for å behandle din visum- eller legaliseringssøknad.

🔒 SSL & Kryptering

Sikker dokumenthåndtering

Sensitive vedlegg overføres kryptert og utleveres kun til aktuell ambassade, konsulat, UD eller Notarius Publicus.

🔒 GDPR Art. 17

Automatisk sletting

Midlertidige opplastingslenker slettes etter 14 dager. Øvrige saksdata fjernes i tråd med lovpålagte oppbevaringsfrister.

🔒 Dine rettigheter

Fullt innsyn og kontroll

Du har til enhver tid rett til innsyn, korrigering eller sletting av dine personopplysninger hos oss.

1. Hvem er behandlingsansvarlig?

Vi i Visumexpress AS (Org.nr. 923 831 292) behandler personopplysninger om våre kunder, tidligere kunder, potensielle kunder og brukere av våre nettsider og applikasjoner. For all vår behandling av personopplysninger er vi behandlingsansvarlig. Dette innebærer at vi er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger og informere deg om hvordan vi benytter dem.

Det er viktig for oss at dine personopplysninger er trygge, og denne personvernerklæringen gir deg informasjon om hvordan vi sikrer dette. Erklæringen inneholder informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, for hvilke formål vi behandler dem, hvilke tredjeparter som er involvert, dine rettigheter og hvordan vi sikrer informasjonen vi har om deg.

Behandlingen skjer i samsvar med den til enhver tid gjeldende norske personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR).

2. Hvordan og hvorfor behandles dine personopplysninger?

2.1 Oppfylle avtaleforholdet (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b): Vi behandler personopplysninger i den grad det er nødvendig for å levere tjenesten du har bestilt:

2.1.1 Oppstart og oppfølging: Behandling av navn, adresse, personnummer, mobilnummer, e-postadresse og passinformasjon for å fremskaffe ønsket visum eller legalisering av dokumenter.
2.1.2 Faktura og betaling: Sikre korrekt fakturagrunnlag og håndtere eventuelle innsigelser.
2.1.3 Kundebehandling: Dokumentasjon av kundehenvendelser for å gi personlig, effektiv og god hjelp.
2.1.4 Kundefordeler: Eventuell bruk av spesialisert konsulentbistand knyttet til din sak.
2.1.5 Avslutning av kundeforhold: Sikre korrekt avslutning og sluttoppgjør.

2.2 Informasjonsbrev og saksoppdateringer: Som kunde vil du motta oppdateringer om dine bestilte tjenester per e-post eller SMS (f.eks. bekreftelse ved mottatt pass, innlevering til ambassade og sporingsnummer ved returfrakt), samt nyttig reiseinformasjon knyttet til kundeforholdet.

2.3 Tilpasning og analyse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f / a): Vi kan analysere aggregert kundeinformasjon for å forbedre våre tjenester og gi relevante tilbud knyttet til kundeforholdet. Du kan når som helst reservere deg mot tilpasset markedsføring ved å sende oss en e-post til post@visumexpress.no.

2.4 Behandling med ditt samtykke: De tjenester vi tilbyr krever som oftest at dine opplysninger utleveres til aktuell ambassade, konsulat eller visumsenter. Dette er en nødvendig del av tjenesten, og du samtykker til dette når du legger inn bestillingen. Samtykker utover dette er alltid frivillige og kan trekkes tilbake når som helst.

2.5 Kundeundersøkelser (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f): For å forbedre vår service kan vi benytte navn, telefonnummer og e-postadresse til å be om tilbakemelding etter utført oppdrag.

3. Hvilke personopplysninger behandles?

Avhengig av hvilket land du skal reise til og hvilken tjeneste du bestiller, behandler vi følgende kategorier av opplysninger:

✓ Fornavn og etternavn

✓ Fødselsdato / Personnummer

✓ Mobilnummer og e-postadresse

✓ Faktura- og leveringsadresse

✓ Passinformasjon og passfoto

✓ Informasjon om familiemedlemmer

✓ Arbeidssted og arbeidsgiver

✓ Oppholdstillatelse / Registreringsbevis

✓ Fødselsattest og bostedsattest

✓ Forsikring og polisenummer

✓ Kundenummer og ordrenummer

✓ KID-nummer, eFaktura og betalingsinfo

4. Hvor hentes opplysningene fra?

4.1 Direkte fra deg som kunde: Når du bestiller visum eller legalisering hos oss, eller fyller ut våre søknadsskjemaer, oppgir du selv dine personopplysninger.

4.2 Offentlige oppslagsverk og kvalitetssikring: Dersom vi trenger å verifisere firma- eller adresseinformasjon for å oppfylle avtalen (f.eks. ved bedriftsavtaler), kan vi hente supplerende opplysninger fra Brønnøysundregistrene eller kredittopplysningsforetak som Bisnode/Dun & Bradstreet.

5. Utlevering av opplysninger til tredjeparter og databehandlere

Vi bruker pålitelige leverandører og systemer som følger gjeldende sikkerhetskrav og GDPR. Vi deler kun informasjon som er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg:

5.1 Kommunikasjon og skjemahåndtering: Vårt kundesenter benytter WooCommerce, Jotform, vår egen krypterte dokumentportal, e-postsystemer (Infomaniak / Office) samt mobiloperatør i dialogen med deg på telefon, SMS og e-post.

5.2 Vår nettside (www.visumexpress.no): Nettsiden er basert på WordPress med SSL-kryptering og driftes på sikre europeiske servere (Infomaniak). Ved innlogging på Min Side benyttes din e-postadresse og kryptert passord.

5.3 Fakturering og regnskap: Vi benytter Tripletex (samt betalingsløsninger som Vipps og kortinnløser) i forbindelse med fakturering, EHF-samlefaktura og regnskapsførsel.

5.4 Ambassader, visumsentre og offentlige myndigheter: For å kunne fremskaffe avtalt visum eller legalisering, må vi utveksle nødvendige søknadsdata og dokumenter med det aktuelle landets ambassade, konsulat eller offisielle visumsenter, samt Notarius Publicus, Statsforvalteren og Utenriksdepartementet (UD) ved dokumentlegalisering, og transportører som DHL / Posten / Bring ved returfrakt.

6. Hvordan sikres, slettes og arkiveres opplysningene?

6.1 Informasjonssikkerhet: Vi har strenge rutiner og tekniske tiltak (herunder tilgangsstyring og kryptert dokumentoverføring) for å sikre at personopplysningene dine er forsvarlig beskyttet mot uautorisert innsyn.

6.2 Samtykkebasert behandling: Dersom et samtykke trekkes tilbake, vil opplysningene knyttet til dette samtykket ikke lenger benyttes.

🗑️ 6.3 & 6.4 Frister for sletting og lovpålagt oppbevaring (GDPR art. 17 & Bokføringsloven):

Midlertidige dokumentlenker: Filer i vår sikre dokumentportal slettes automatisk senest innen 14 dager, eller umiddelbart etter at oppdraget er utført.
Annullerte bestillinger / ubesvarte tilbud: Oppbevares i inntil 30–60 dager for kvalitetssikring før sletting.
Kundedialog og henvendelser: Oppbevares i inntil 3 år etter avsluttet kundeforhold i tråd med alminnelig foreldelsesfrist.
Regnskaps- og fakturagrunnlag: I henhold til Bokføringsloven § 13 er vi lovpålagt å oppbevare bilag og fakturagrunnlag (navn, adresse, bestilt tjeneste og beløp) i 5 år etter regnskapsårets slutt.

7. Dine rettigheter etter GDPR

Som registrert har du følgende lovfestede rettigheter overfor oss som behandlingsansvarlig:

Rett til innsyn (GDPR art. 15): Du kan be om kopi av hvilke opplysninger vi behandler om deg.

Rett til korrigering (GDPR art. 16): Du kan kreve at uriktige eller ufullstendige opplysninger rettes.

Rett til sletting og begrensning (GDPR art. 17 og 18): Du kan kreve opplysninger slettet («retten til å bli glemt») der vi ikke er lovpålagt å lagre dem etter f.eks. bokføringsloven.

Rett til dataportabilitet og innsigelse (GDPR art. 20 og 21): Rett til utlevering av egne data og til å protestere mot direkte markedsføring.

7.1 Klagerett: Du har rett til å klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.no) dersom du mener vår behandling bryter med personvernregelverket. Vi oppfordrer deg likevel til å kontakte oss først, slik at vi kan løse saken raskt for deg.

7.2 Krav til legitimering: Ved begjæring om innsyn eller sletting må du legitimere deg på en sikker måte, slik at vi sikrer at opplysninger kun utleveres til rett person.

7.3 Informasjonskapsler (Cookies): Vi benytter nødvendige informasjonskapsler for at handlekurv, innlogging og bestillingsskjemaer skal fungere, i samsvar med ekomloven § 2-7b.

8. Endringer i personvernerklæringen

Vi oppdaterer denne personvernerklæringen ved behov for å gjenspeile endringer i våre tjenester eller i regelverket. Den nyeste versjonen er alltid tilgjengelig på denne siden. Ved vesentlige endringer vil vi varsle aktive kunder direkte via e-post.

9. Kontaktinformasjon vedrørende personvern

Har du spørsmål om personvern, eller ønsker du å utøve dine rettigheter (innsyn, retting eller sletting), kan du når som helst kontakte oss:

Behandlingsansvarlig: Visumexpress AS (Org.nr. 923 831 292)
Besøksadresse: Bygdøy allé 111 (Inngang B), 0273 Oslo
Postadresse: Postboks 4106 Sjølyst, 0217 Oslo
E-post: post@visumexpress.no
Telefon: +47 22 44 62 22