Legalisering av dokumenter

Når du skal bruke et dokument i utlandet, kan det være nødvendig med notarialbekreftelse. Typisk er det utenlandske myndigheter, organisasjoner eller firmaer som krever dette. Etter du har vært hos notarius publicus, trenger dokumentet ofte en ytterligere bekreftelse, som apostille fra Statsforvalteren eller legalisering fra Utenriksdepartementet.

Ulike typer notarialbekreftelser:

• Bekreftelse av underskrift
• Underskrift og signaturrett i firma
• Bekreftelse av statsautorisert translatør
• Bekreftelse av originaldokument
• Bekreftelse av rett kopi
• Forsikring på ære og samvittighet
• Bekreftelse av helseautorisasjon
• Leveattest

Et apostillestempel bekrefter at en offentlig funksjonærs underskrift på et dokument er ekte, og at vedkommende faktisk har den myndighet og stilling som er angitt i dokumentet. Stempelet bekrefter imidlertid ikke at innholdet i dokumentet er riktig.

Norske dokumenter som skal brukes i land som har sluttet seg til Haag-konvensjonen, kan få apostillestempel av Statsforvalteren. Attester som skal brukes i nordiske land behøver ikke apostille.

Det er bare dokumenter i original, eller som har rett kopi bekreftet av offentlig myndighet, som kan få apostillestempel. Mange dokumenter må først bekreftes hos notarius publicus før du kan få apostillestempel på dokumentet. Dette gjelder for eksempel dokumenter som er utferdiget eller bekreftet av statsautoriserte translatører. Det samme gjelder dokumenter utstedt av andre private yrkesutøvere med autorisasjon fra det offentlige, for eksempel advokater, helsepersonell og revisorer.

En rekke dokumenter fra den offentlige forvaltningen kan få apostillestempel uten at du må gå via notarius publicus. Dette gjelder for eksempel dokumenter som har løvestempel og signatur fra skattekontor, politi, handelskamre osv.

Hos Statsforvalteren kan dokumentene dine få et apostillestempel, som er en forenklet legalisering. Etter dette er det ikke nødvendig med flere trinn. Du kan bruke dokumentet i alle landene som er en del av Apostillekonvensjonen.

Hvis dokumentet du skal bruke er i et land som ikke er en del av Apostillekonvensjonen, innebærer legalisering ofte tre trinn:

1. Dokumentet bekreftes av notarius publicus (vanligvis tingretten).
2. Deretter legaliserer Utenriksdepartementet dokumentet.
3. Dokumentet bekreftes av den utenlandske ambassaden i Norge i det landet dokumentet skal brukes i.